Наистина е хубаво да управлявате огромни данни само с няколко щраквания на мишката и Excel определено е единственият инструмент, който ще ви позволи да направите това. В случай, че все още не сте наясно с магическите трикове на Excel, ето урок за разширени Excel, който ще ви помогне да научите Excel в голяма дълбочина.
Разгледайте всички теми, които са обсъдени в тази статия:
- Сигурност
- Теми на MS Excel
- Шаблони
- Графика
- Опции за печат
- Таблици с данни
- Графики
- Осеви таблици
- Сводни диаграми
- Потвърждаване на данни
- Филтриране на данни
- Сортиране на данни
- Кръстосано позоваване в Excel
- Езиков превод
И така, тук е първият и най-важният аспект, който трябва да знаете в този урок за разширени Excel.
Сигурност
Excel осигурява сигурност на 3 нива:
- Файл ниво
- Ниво на работен лист
- Ниво на работна книга
Защита на ниво файл:
Защитата на ниво файл се отнася до защитата на вашия Excel файл чрез използване на парола, така че да попречи на другите да я отворят и модифицират. За да защитите файл на Excel, изпълнете следните стъпки:
1: Кликнете върху Файл раздел
2: Изберете Информация опция
3: Изберете Защитете работната книга опция
4: От списъка изберете Шифроване с парола опция
5: Въведете a парола в диалоговия прозорец, който се появява
6: Въведете отново паролата и след това щракнете върху Добре
Имайте предвид следните точки, докато въвеждате пароли:
- Не забравяйте паролата си, тъй като в Excel няма възстановяване на паролата
- Не се налагат ограничения, но паролите в Excel са чувствителни към малки и големи букви
- Избягвайте да разпространявате защитени с парола файлове с поверителна информация като банкови данни
- Защитата на файл с парола не е задължително да защити злонамерени дейности
- Избягвайте да споделяте паролите си
Защита на ниво работен лист:
За да защитите данните, присъстващи в работен лист, от промяна, можете да заключите клетките и след това да защитите работния си лист. Не само това, можете също така да разрешите или забраните достъпа до определени клетки на вашия лист на различни потребители. Например, ако имате лист, който съдържа подробности за продажбите на различни продукти и всеки продукт се обработва от различни лица. можете да позволите на всеки търговски персонал да променя детайлите само на този продукт, за който той отговаря, а не и на останалите.
За да защитите работния си лист, трябва да изпълните 2 стъпки:
1: Отключете клетки, които могат да бъдат редактирани от потребителите
- В листа, който искате да защитите, изберете всички клетки, които могат да бъдат редактирани от потребителите
- Отворете прозореца Шрифт, присъстващ в раздела Начало
- Изберете Защита
- Премахнете отметката от опцията Заключено
2: Защита на работния лист
- За да защитите листа, щракнете върху Преглед и след това изберете Защитен лист опция
- Ще видите следния диалогов прозорец
- От ' Позволете на всички потребители на този работен лист да Опция, изберете някой от елементите, които желаете
- Дайте парола по ваш избор и щракнете върху OK (Настройката на парола не е задължителна)
Премахване на защитата на работен лист:
В случай, че искате да премахнете защитата на листа, можете да го направите, като изберете Освободете защитния лист опция от Преглед раздел. В случай, че сте посочили някаква парола, докато защитавате листа, Excel ще ви помоли да въведете същата, за да премахнете защитата на листа.
Защита на ниво работна книга:
Защитата на ниво работна книга ще ви помогне да предотвратите добавянето, изтриването, скриването или преименуването на вашите листове на други потребители. Ето как можете да защитите работните си книги в Excel:
едно: От Преглед раздел, изберете Защитете работната книга опция, ще видите следния диалогов прозорец:
2: Въведете малко парола по ваш избор и кликнете върху Добре (Това не е задължително, ако не въведете парола, всеки може да премахне защитата на вашата работна книга)
3: Въведете отново паролата и кликнете върху Добре
Когато вашата работна книга е защитена, ще видите, че опцията Protect Workbook ще бъде подчертана, както е показано по-долу:
Също така, ако щракнете с десния бутон върху някой от листите, ще видите, че всички опции като Скриване, Вмъкване, Преименуване и т.н. вече няма да са налични. Погледнете изображението, показано по-долу:
Теми на MS Excel
MS Excel предоставя редица теми за документи, които ви помагат да създавате официални документи. Използвайки тези теми, ще ви бъде много лесно да хармонизирате различни шрифтове, цветове или графики. Също така имате възможност да промените цялата тема или само цветовете или шрифтовете и т.н. според вашия избор. В Excel можете:
- Използвайте стандартни цветни теми
- Създайте вашата тема
- Променете шрифта на темите
- Промяна на ефектите
- Запазете вашата персонализирана тема
Използвайте стандартни цветни теми:
За да изберете стандартна тема, можете да направите следното:
- Изберете Оформление на страница от лентата
- От Теми група, щракнете върху Цветове
- Изберете всеки цвят по ваш избор
Първата група цветове, които виждате. са цветовете по подразбиране на MS Excel.
Създайте вашата тема:
В случай, че искате да персонализирате вашите собствени цветове, щракнете върху опцията Персонализиране на цветовете, присъстваща в края на падащия списък, показан на изображението по-горе, и ще видите диалогов прозорец, както е показано на изображението по-долу:
От горния диалогов прозорец изберете всеки цвят по ваш избор за Акценти, Хипервръзки и др. Можете също да създадете свой собствен цвят, като щракнете върху повече цветове опция. Ще можете да видите всички промени, които правите в Проба в дясната страна на диалоговия прозорец, показан на изображението по-горе. Не само това, можете също да дадете име на темата, която създавате в Име кутия и Запазете то. В случай, че не искате да запазите някоя от направените промени, щракнете върху R случай и след това щракнете върху Запазете .
Променете шрифта на теми:
Подобно на начина, по който можете да промените цветовете на темата, Excel ви позволява да промените шрифта на темите. Това може да стане по следния начин:
- Кликнете върху Оформление на страница от Лента раздел
- Отворете падащия списък на Шрифтове
- Изберете всеки стил на шрифта, който ви харесва
Можете също така да персонализирате вашите собствени стилове на шрифтове, като щракнете върху опцията Персонализиране на шрифтове. ще отворите следния диалогов прозорец, когато щракнете върху него:
Дайте всякакви Заглавие и Шрифт на тялото по ваш избор и след това му дайте име. След като направите това, кликнете върху Запазете .
Ефекти на промяната:
Excel предоставя огромен набор от тематични ефекти като линии, сенки, отражения и т.н., които можете да добавите. За да добавите ефекти, щракнете върху Оформление на страница и отворената Ефекти падащ списък от Теми група, след което изберете всеки ефект, който желаете.
Запазете вашата персонализирана тема:
Можете да запазите всички промени, които правите, като запазите текущата тема, както следва:
1: Кликнете върху Оформление на страница , изберете Теми
2: Изберете Запазване на текущата тема опция
3: Дайте име на вашата тема в Име кутия
4: Щракнете Запазете
Забележка: Темата, която запазвате, ще бъде запазена в папката „Теми на документа“ на вашето локално устройство във формат .thmx.
какво е множествено наследяване в java
Шаблони
Като цяло шаблонът е модел или модел, който формира основата на нещо. Шаблоните на Excel ви помагат да увеличите производителността си, тъй като ви помагат да спестите време и усилия за създаване на вашите документи. За да използвате шаблони на Excel, трябва да кликнете върху Файл, тогава с избирам Ново. Тук ще можете да видите редица шаблони на Excel, които можете да изберете за всеки тип документ като календари, седмични отчети за посещаемост, проста фактура и др. Можете също да потърсите шаблон онлайн. Например, ако изберете шаблон за личен месечен бюджет, вашият шаблон ще изглежда така, както е показано на изображението по-долу:
Графика
За разлика от това, което мнозина мислят, Excel не само ви позволява да играете с данни, но също така ви позволява да добавяте графики към тях. За да добавите графики, щракнете върху Поставете и ще можете да видите редица опции като добавяне на изображения, фигури, обобщени таблици, Сводни диаграми , Карти и др.
Вмъкване на изображения:
В този урок за разширени Excel ще ви покажа всички как да добавяте изображения към вашите документи в Excel. Първо кликнете върху Поставете и след това отворете Илюстрации списък, изберете Снимки .
Изберете всяка снимка, която искате да добавите към вашия документ. В изображението, показано по-долу, съм добавил логото на Excel:
По същия начин можете също да добавяте фигури, икони, SmartArts и т.н. към вашите документи.
Опции за печат:
За да отпечатате работните си листове на MS Excel, щракнете върху Файл и след това изберете Печат опция. Ще видите редица опции, преди да отпечатате документа, който ви позволява да отпечатате документа си в различни модели и оформления. Можете да промените ориентацията на страницата, да добавите полета, да промените принтери и т.н. За да научите повече за това, Натисни тук .
Таблици с данни
Таблиците с данни в Excel са създадени за експериментиране с различни стойности за a формула . Можете да създадете една или две променливи таблици с данни в Excel. Таблиците с данни са един от трите типа инструменти за анализ 'какво-ако', налични в Excel.
В този урок за разширени Excel ще ви покажа всички как да създавате таблици с данни с една променлива и две променливи.
Създаване на таблица с данни с една променлива:
Да кажем например, че сте закупили 16 чаши в размер на 20 долара всяка. По този начин ще трябва да платите общо $ 320 за 16 чаши съответно. Сега, в случай че искате да създадете таблица с данни, която да ви показва цените за различни количества на един и същ артикул, можете да направите следното:
1: Настройте данните, както следва:
2: След това копирайте резултата от B3 в друга клетка
3: Запишете различни количества артикули, както е показано по-долу:
4: Изберете новосъздадения диапазон, кликнете върху Данни раздел, изберете Какво-ако анализ от Прогноза група. След това изберете Таблица с данни опция.
5: От диалоговия прозорец, показан по-долу, посочете клетката за въвеждане на колона. (Това е така, защото новите количества са посочени в колони)
6: След като това бъде направено, ще видите всички получени стойности. Изберете всички клетки с изходните стойности и им посочете символа $:
Таблица с данни с две променливи:
За да създадете таблица с данни с две променливи за същите данни, взети в предишния пример, следвайте дадените стъпки:
1: Копирайте резултата, присъстващ в B3, в някаква клетка и посочете стойностите на тестовия ред и колона, както е показано по-долу:
1: Изберете диапазона, кликнете върху Данни раздел
2: Изберете Какво-ако анализ от групата Прогноза
3: В прозореца, който се появява, въведете клетката за въвеждане на ред и колона, както е показано по-долу:
4: След като щракнете върху OK, ще видите резултата за пълната таблица
5: Изберете всички изходни клетки и след това посочете символа $
Графики
Графиките дават графично представяне на вашите данни. Тези диаграми визуализират числовите стойности по много смислен и лесен за разбиране начин. Графиките са много важна част от Excel и те се подобряват значително с всяка нова версия на MS Excel. Има много видове диаграми, които можете да използвате, като лента, линия, пай, площ и т.н.
Този урок за разширени Excel ще ви помогне да научите как да създавате диаграми в Excel.
Създаване на диаграми:
За да вмъкнете диаграма, следвайте дадените стъпки:
1: Подгответе данните от диаграмата
2: Изберете подготвените данни, щракнете върху Insert present в раздела лента
3: От групата Графики изберете произволна диаграма по ваш избор
Осеви таблици:
Excel Осеви таблици са статистически таблици, които уплътняват данните на таблици с обширна информация. Тези таблици ви помагат да визуализирате данните си въз основа на всяко от полетата, присъстващи в таблицата ви с данни. С помощта на обобщени таблици можете да визуализирате данните си, като променяте редовете и колоните на полетата, добавяте филтри, сортирате данните си и т.н.
Създаване на обобщени таблици: За да създадете обобщена таблица, следвайте дадените стъпки:
1: Изберете яростта, за която искате да създадете обобщена таблица
2: Кликнете върху Поставете
3: Изберете Pivot Table от групата Tables
4: Проверете дали даденият диапазон е правилен
5: Изберете мястото, където искате да създадете таблицата, т.е. нов работен лист или същото
6: Excel ще създаде празна обобщена таблица
7: Плъзнете и пуснете полета, които искате да добавите, за да персонализирате вашата обобщена таблица
Ще видите, че е създадена следната таблица:
За да знаете повече от това, което е описано в този урок за разширени Excel, Натисни тук .
Сводни диаграми
Обобщените диаграми на Excel са вградени инструменти за визуализация за обобщени таблици. Сводни диаграми могат да бъдат създадени както следва
1: Създайте обобщена таблица
2: Щракнете върху Поставете раздел
3: Изберете Сводни диаграми от Графики група
4: Това ще отвори прозорец, който ще ви покаже всички налични обобщени диаграми
5: Изберете графика от всеки тип и кликнете върху Добре
Както можете да видите, за моята обобщена таблица е създадена обобщена диаграма.
Потвърждаване на данни
Една от най-важните теми в този урок за разширени Excel е проверка на данните. Тази функция, както подсказва името, ви позволява да конфигурирате клетките на вашите работни листове на Excel, за да приемат определен тип данни. Например, ако искате определен брой клетки във вашия лист и искате те да приемат само дати, можете да го направите лесно, като използвате функцията за проверка на данните на Excel. За да направите това, следвайте дадените стъпки:
1: Изберете всички клетки, на които искате да присвоите определен тип данни:
2: Щракнете върху Данни в раздела Лента
3: От Инструменти за данни група, изберете Потвърждаване на данни
4: Ще видите изскачащ прозорец с три опции, т.е. настройки, входно съобщение и предупреждение за грешка
- Настройките ще ви позволят да изберете всякакъв вид данни, които искате да приеме избраният диапазон
- Разделът за входно съобщение ще ви позволи да въведете съобщение за потребителя, като му дадете някои подробности относно приемливите данни
- Разделът Съобщение за грешка ще информира потребителя, че е допуснал някаква грешка, като е дал желания вход
Сега, ако изберете някоя клетка от избрания диапазон, първо ще видите съобщение с молба към потребителя да въведе цели числа, по-големи от 1.
В случай че потребителят не успее да го направи, той ще види подходящо съобщение за грешка, както е показано по-долу:
Филтриране на данни
Филтрирането на данни се отнася до извличане на някои конкретни данни, които отговарят на определени критерии. Ето таблицата, която ще използвам за филтриране на данни:
Сега, в случай че искате да филтрирате данните само за Ню Йорк, всичко, което трябва да направите, е да изберете колоната City, щракнете върху Данни присъства в раздела лента. След това от Сортиране и филтриране група, изберете Филтър .
След като това стане, колоната City показва падащ списък, който съдържа имената на всички градове. За да филтрирате данните за Ню Йорк, отворете падащия списък, премахнете отметката от Избрани всички опция и проверете Ню Йорк и след това щракнете върху Добре . Ще видите следната филтрирана таблица:
По същия начин можете също да приложите множество филтри, като просто изберете диапазона, към който искате да приложите филтъра, и след това изберете командата Филтър.
Сортиране
Сортирането на данни в Excel се отнася до подреждането на редовете с данни въз основа на данни, налични в колоните. Например можете да пренаредите имената от A-Z или да подредите номера съответно от възходящ или низходящ ред.
Например, помислете за таблицата, показана в предишния пример. Ако искате да пренаредите имената на продавачите, започвайки от А, можете да направите следното:
- Изберете цялата клетка, която искате да сортирате
- Кликнете върху Вид присъства в Данни и ще видите диалогов прозорец, както е показано по-долу:
- Тук имате две опции въз основа на вашето желание да разширите избора си за пълните данни или само за текущата селекция (избирам втората опция)
- След като приключите, ще видите следния диалогов прозорец:
- Тук можете да добавяте още колони, да изтривате колони, да променяте реда и т.н. Тъй като искам да сортирам колоната от A-Z, ще щракна върху Добре .
Ето как изглежда таблицата:
По същия начин можете да сортирате таблицата си, като използвате множество нива и поръчки.
Кръстосано позоваване в MS Excel
В случай, че искате да търсите данни в множество листове във вашата работна книга, можете да се възползвате от Функция VLOOKUP . VLOOKUP функция в Excel се използва за търсенеи извежда необходимите данни от електронни таблици. V в VLOOKUP се отнася до вертикално и ако искате да използвате тази функция, вашите данни трябва да бъдат организирани вертикално. За подробно обяснение на VLOOKUP, Натисни тук .
Използване на VLOOKUP за извличане на данни от множество листове:
За да използвате функцията VLOOKUP за извличане на стойности, присъстващи в различни листове, можете да направите следното:
Подгответе данните за листата, както е показано:
Лист3:
Лист4:
Сега, за да получите заплатите на тези служители от лист4 до лист3, можете да използвате VLOOKUP, както следва:
Можете да видите, че са избрани както лист3, така и лист4. Когато изпълните тази команда, ще получите следния резултат:
Сега, за да вземете заплатите на всички служители, просто копирайте формулата, както е показано по-долу:
Макроси
Макросите са задължителни за изучаване в Excel. Използвайки тези макроси, можете да автоматизирате задачите, които изпълнявате редовно, като просто ги записвате като макроси. Макросът в Excel е основно действие или набор от действия, които могат да се извършват отново и отново автоматично.
В този урок за разширени MS Excel ще научите как можете да създавате и използвате макроси.
Създаване на макрос:
В следващия пример имам известна информация относно магазин и ще създам макрос, за да създам графика с данни за продажбите на артикулите заедно с техните количества и количества.
- Първо създайте таблицата, както е показано по-долу:
- Сега кликнете върху Изглед раздел
- Кликнете върху Макроси и изберете Запис на макрос опция
- Въведете някакво име за макроса, който ще създадете, в диалоговия прозорец, който се появява и ако искате, можете също да създадете пряк път за този макрос
- След това кликнете върху ДОБРЕ ( След като това стане, Excel започва да записва вашите действия)
- Изберете първата клетка под колоната Количество
- Въведете „= PRODUCT (B2, B3)“ и натиснете Enter
- Поставете знак $ от групата Номери в раздела Начало
- След това копирайте формулата в останалите клетки
- Сега кликнете върху Вмъкване и изберете която и да е диаграма, която предпочитате. Ето как изглежда диаграмата за таблицата, показана на изображението по-горе:
- След като действията са завършени, щракнете върху Преглед и изберете опция Спиране на запис от Макроси
Когато направите това, вашият макрос ще бъде записан. Сега всеки път, когато искате да извършите всички тези действия, просто стартирайте макроса и ще можете да видите резултатите съответно. Освен това отбележете, че всеки път, когато правите промени в стойностите, присъстващи в клетките, вашият макрос ще прави съответните промени, когато го стартирате, и автоматично ще показва актуализираните резултати.
Езиков превод
Excel брилянтно позволява на потребителите да превеждат данните на различни езици. Той може автоматично да разпознае езика, присъстващ във вашите данни, и след това да го конвертира във всеки желан език, който присъства в списъка с езици на Excel. Следвайте дадените стъпки, за да извършите езиков превод:
- Щракнете върху Преглед раздел
- Изберете Превод от Език група
- Ще видите прозорец на Преводач, където можете или да позволите на Excel да открие езика, присъстващ в листа, или да дадете определен език
- След това от „ Да се ‘Падащ списък, изберете всеки език, в който искате да конвертирате данните
Както можете да видите, текстът, който имам, е преобразуван в хинди.
Това ни води до края на тази статия за Урок за разширени Excel. Надявам се, че сте наясно с всичко споделено с вас. Уверете се, че практикувате възможно най-много и връщате опита си.
Имате въпрос към нас? Моля, споменете го в раздела за коментари в този блог „Урок за разширени Excel” и ние ще се свържем с вас възможно най-скоро.
За да получите задълбочени познания за всякакви модерни технологии заедно с различните им приложения, можете да се регистрирате за живо с 24/7 поддръжка и доживотен достъп.