Инструменти за управление на проекти - Помощ за помощ на ръководители на проекти

Ефективно управление на проекти е задължително, когато се говори за успешни проекти. Управлението на малък мащабен проект е просто, но нещата стават наистина предизвикателни, когато размерът на екипа започне да расте. Едновременното управление на всички задачи и хората, участващи в даден проект, може да се окаже тромава сделка. Това е къдетоинструментите за управление на проекти влизат в картината. В тази статия ще обсъдя всичко, което трябва да знаете, преди да изберете инструментите си за управление на проекти.

По-долу са темите, които ще обсъждам в тази статия:

• Преглед на управлението на проекти
• Инструменти за управление на проекти
• Необходимост от инструменти за управление на проекти
• Най-добрите инструменти за управление на проекти на пазара

Преглед на управлението на проекти

„Управлението на проекти е дисциплината на иницииране, планиране, изпълнение, контрол и затваряне на работата на екип за постигане на конкретни цели и отговаряне на конкретни критерии за успех.“

- Уикипедия

По-просто казано, е процесът на организиране и управление на всички дейности, свързани с даден проект. Помага при управлениетопроект от самото му начало до определен край, с идеалната цел да постигне резултата навреме и в рамките на бюджета. Правилна рамка за управление на проектиолицетворява жизнения цикъл на проекта и пет основни групи от процеси за управление на проекти. Тези групи процеси обхващат 10 области на знанието и 49 процеса, които често работят по едно и също време на проект или с хомогенни входове и изходи. Тези групи са:

1. Иницииране: В тази група процеси се определя първоначалният обхват на проекта, както и ангажираните ресурси.
2. Планиране: В тази група процеси,за проекта е планирано подходящо ниво на детайлност.
3. Изпълнение: Този процесгрупасе състои от процеси, които се използват за завършване на работата, дефинирана в плана за управление на проекта.
4. Мониторинг и контрол: Тази група процеси включва проследяване, преглед и регулиране на изпълнението на проекта.
5. Затваряне: Тази група от процеси е важна част от управлението на проекти, извършена за финализиране на всички дейности по проекта за завършване на проекта.

Досега трябва да сте разбрали, че управлението на проекти е продължителен процес. Целият този процес лежи единствено върху плещите на ръководител на проекти. Управлението и организирането на проект съвсем не е лесна задача. Ако ръководителят на проекта не е достатъчно квалифициран, има големи шансове вашият проект да не доведе до очаквания резултат. В днешно време, за да докажат своето притежание и опит по темата, мениджърите на проекти често избират сертификати като PMP. Написах подробна статия за към която можете да се обърнете за повече информация.

Е, концепцията за управление на проекти води началото си от началото на 19 век, но е била призната като отделна професия в средата на 20 век. Мениджърите на проекти започнаха с използване на традиционни инструменти като писалка и хартия, за да следят дейностите, при които всичко трябваше да се извършва ръчно.Но с напредъка в технологиите мениджърите на проекти вече използват различни инструменти за управление на проекти, за да ускорят и улеснят целия работен процес.

В следващия раздел на тази статия ще ви дам пълна представа за това какво представляват инструментите за управление на проекти и как да ги използвате.

Инструменти за управление на проекти

Инструментите за управление на проекти са основноинструменти, които помагат на човек или екип ефективно да организира работата и да управлява проекти. Това може да бъде софтуер с отворен код или платен софтуер, който може да бъде закупен онлайн.

Тъй като управлението на проекти е сложна задача, която се състои от много предизвикателни дейности, инструментите за управление на проекти често действат като помощ за ръководителите на проекти. На пазара се предлагат различни видове инструменти за управление на проекти. Те могат да бъдат софтуерно автоматизирани или ръчно управлявани. Тъй като неедин инструмент отговаря на всички нужди на управлението на проекти, като мениджър на проекти, трябва да изберете инструмент за управление на проекти, който най-добре отговаря на вашия проект и стил на управление. Тези инструменти не само свалят натоварването от главата на ръководителя на проекта, но също така помагат за стандартизиране на работата и рутината на целия екип.

Инструментите за управление на проекти обикновено се определят от различните предлагани функции. Те включват, но не се ограничават до:

1. Планиране и планиране

Планирането и планирането са важни характеристики на всеки инструмент за управление на проекти. За да управлявате и синхронизирате екипа по подходящ начин, е много важно задачите и отговорностите на всеки член на екипа да бъдат видими и отчетливи. Добрият инструмент за управление на проекти ще ви помогне при лесното планиране и възлагане на задачи на членовете на вашия екип, заедно с датите на падежа. Това също ще помогне за определяне на приоритети и вземане на решение относно сроковете. Освен това той ще ви уведомява всеки път, когато проектът ви се приближи до планираната дата на завършване, но вашата дейност все още е непълна.

2. Комуникация и сътрудничество

Комуникация и сътрудничествос вашия екип в един инструмент, без да се налага да превключвате различни екрани и софтуерса жизненоважни части от всеки успешен проект. Всички инструменти за управление на проекти обикновено се доставят с табло, където ръководителят на проекта може да проследява екипа, както и напредъка на проекта. Също така членовете на екипа могат да имат достъп до работата на другия чрез таблото. Малко други функции, които са задължителни за сътрудничество във всеки инструмент за управление на проекти, включват споделяне на състоянието, коментиране, проследяване, история на версиите и т.н.

3. Документация

Воденето на ръчна документация може да бъде досадна задача. Дори и с най-добрите ви усилия, все още има възможност за грешки, което определено не е добра новина за вашия проект. По този начин инструментите за управление на проекти често включват функционалността на документацията, когато aИнформацията за вашия проект е достъпна на едно място. Тази информация може да включвапланирани / изпълнени задачи, данни за ресурси, информация за фактуриране и т.н.

4. Управление на ресурсите

Оптимизирането на ресурсите на даден проект наистина може да намали времето за завършване и разходите за проекта. По този начин ефективната функция за управление на ресурсите във вашия инструмент за управление на проекти може да бъде наистина полезна и удобна. С това получавате пълен преглед на цената на целия проект, който допълнително се разделя на разходите за различни ресурси. Тези ресурси могат да бъдат материални, човешки сили, разходи и т.н. Така че, използвайки инструмент за управление на проекти, ще можете да оптимизирате тези ресурси и да управлявате ефективно всички проектни процеси.

5. Оценка на риска

Рисковете са нещо, което никога не можете да предвидите. Поради непредвидени инциденти (природно бедствие, рецесия и т.н.), задачата на вашия проект като продължителност, напредък, срокове, бюджет, участници и т.н. може да бъде повлияна. Ръководителят на проекти трябва да може да изчисли този вид рискове, но ако използвате инструмент за управление на проекти, той трябва да изпълни тази задача вместо вас. Особено за дългогодишните проекти може да има много фактори, които да го повлияят. С помощта на тези инструменти можете да бъдете подготвени за всеки риск, който ви попадне, и да се справяте по-точно с такива ситуации.

6. Отчитане

За успешен проект трябва да имате пълна представа занедостатъци и проблеми, които изискват незабавно внимание и решение. Когато решите своя инструмент за управление на проекти, трябва да се уверите, че той има две най-важни функции, които са проницателни отчети и табла за управление на ключови показатели (KPI). Също така, с подходящи инструменти за отчитане, можете да създавате персонализирани отчети и да събирате всички предварително вмъкнати данни за проекта.

части от Java програма

7. Изходно ниво и оценка

За проект,базовата линия трябва да бъде ясно дефинирана в самото начало на плана на проекта, с помощта на която можете да измервате и сравнявате напредъка на вашия проект. Сега инструментът за управление на проекти трябва да има тази функционалност, за да може мениджърът да сравнява състоянието на нещата в реално време с оценка и да анализира отклоненията. На пазара има различни инструменти, които предлагат опции за автоматично изходно ниво, така че докато избирате инструмента си, избирайте разумно.

Необходимост от инструменти за управление на проекти

1. Стандартизиран подход

Инструментите за управление на проекти ръководят целия процес на разработване на проекти по стандартизиран начин. Използвайки инструмента, aмениджърът на проекти може да организира целия процес с шаблони и други надзори. Помага им да гарантират, че проектите се развиват по начина, по който са планирали, без да бъдат дерайлирани.

2. Мониторинг

Проследяването на напредъка на проекта е много важно, особено ако е с дългосрочна продължителност. Софтуерът за управление на проекти е специализиран в тази функционалност и повечето от тях осигуряват система за проследяване на задачи и прогрес в реално време в реално време. Тези инструменти помагат при проследяването и наблюдението на различниетапи на проект. Те могат също така да предвидят дали проектът ще успее да спази графика, следвайки текущите темпове. По този начин е много полезно по отношение на навременното завършване и намаляване на разходите на даден проект.

3. Ефективно управление

Инструментите за управление на проекти предоставят пълен преглед на проекта, който помага на ръководителя на проекта да подреди и приоритизира задачите.С тях ръководителят на проекти може да бъде по-организиран и систематичен по отношение на планиране, планиране, проследяване на напредъка, документиране, управление на бюджета, разпределение на ресурси, управление на риска и др. С инструментите за управление на проекти можете лесно да останете в рамките на вашия обхват и да проследите напредъка.

4. Ефективно планиране на бюджета

Бюджетът е една от основните фактори, които произтичат от всеки проект. Предоставянето на успешен и навременен проект в рамките на прогнозния бюджет изисква много планиране и контрол. Инструментът за управление на проекти трябва да помогне на ръководителя на проекта да излезе от това затруднение и да планира подходящ бюджет.

5. Оптимизирано вземане на решения

С всичко налично на едно място инструментите за управление на проекти често водят до по-добро вземане на решения. Тъй като имате всички параметри в реално време, свързани със задачата и дейностите на проекта,процесът на вземане на решения става подобрен и точен.

6. По-добра комуникация

Инструментите за управление на проекти създават лесна комуникационна фуния не само с вътрешните членове на проекта, но и с външните членове, като клиенти и заинтересовани страни. Използвайки тези инструменти, информационният поток става ясен и точен по отношение на всяка задача или дейност, свързана с проекта.

7. Споделяне на документи

Споделянето на документи е жизненоважна дейност във всеки проект и с помощта на инструментите за управление на проекти тази задача става без усилие. Тодава възможност на заинтересованите страни по проекта да намерят по-изчерпателни документи, рамки, спецификации и т.н., за да осигурят прозрачност и комуникация.

8. Подобрено удовлетворение на клиентите

Тъй като всичко се прави в рамките на предоставения обхват и бюджет, заедно с първокласното качество, клиентите са длъжни да бъдат доволни.Ефективните инструменти за управление на проекти предлагат функционалностите, които позволяват на взаимоотношенията клиент / доставчик да продължат дори след завършване и изпълнение на проекта.

Най-добрите инструменти за управление на проекти на пазара

По-долу изброих топ 10 на инструментите за управление на проекти, налични на пазара:

каква е пролетната рамка

1. Wrike

Wrike е мощен онлайн софтуер за управление на проекти, който осигурява пълна видимост и контрол върху проектните задачи. Това е награждаван софтуер за онлайн управление на проекти и помага за подобряване на скоростта и ефективността на работата както в съвместно разположени, така и в разпределени групи.

2. Асана

Асана е уеб и мобилно приложение за управление на проекти, предназначено да помогне на екипите проследяват работата им. Лесно е да започнете, но достатъчно мощно, за да управлявате целия си бизнес. Той предоставя много функции, които могат да помогнат на вашата организация и да проследяват работата по начин, който отговаря на работния процес на всеки екип, като осигурява прозрачност и яснота на съотборниците.

3. Трело

Трело е уеб-базирано приложение за управление на проекти, разработено отМъгла КрийкСофтуер иев момента собственост на Atlassian. От стартъпи до компании от Fortune 500, Trello предоставя визуален начинза екипи, които да си сътрудничат по всеки проект. Той е невероятно гъвкав и лесен за използване. Той проследява всеки детайл, независимо дали става дума за голяма снимка или детайл, използвайки управление в стил kanban.

4. JIRA

JIRA е инструмент за управление на проекти, който се използва по-популярно за проследяване на грешки и проследяване на проблеми.Използвайки JIRA виеможе лесно да планира, проследява и управлява вашите гъвкави проекти за разработване на софтуер, като персонализира работния ви процес и сътрудничеството на екипа. Той осигурява специални функции за гъвкаво разработване на софтуер, което помага на екипите да останат фокусирани върху предоставянето на итеративна и инкрементална стойност, възможно най-бързо, с персонализиращи се скрам дъски.

5. Базов лагер

Базов лагер е инструмент за комуникация в реално време, който помага на екипите да останат на една и съща страницапо-малко за традиционните задачи по управление на проекти. Това е надеждна услуга, която предлага лесна настройка и кратко време за обучение. Заедно със списъците със задачи, календарът, датите на падежа и функциите за споделяне на файлове, проследяването на приоритетите и действащите елементи става по-лесно.

6. Зохо

Зохо е безплатен онлайн софтуер за управление на проекти, който ви позволява да направите своите бизнес проекти по-продуктивни и да ги завършите в рамките на даден период от време. Използвайки Zoho, можете да получите задълбочена представадиаграми и отчети, докато си сътрудничите безпроблемно с вашия екип, клиенти, доставчици или консултанти.

7. Подиум

Подиум е облачна услуга за сътрудничество, която се захранва от Citrix.Тое инструмент за социално сътрудничество, където човек може да изгражда приложения и да създава работни пространства, за да поддържа предпочитаните работни потоци и да стане по-ефективен. Това е идеалният инструмент за подобряване на сътрудничеството, тъй като ви позволява да се свързвате с колеги чрез вътрешна социална мрежа и чат.

8. FreedCamp

Freedcamp е уеб-базиран инструмент за управление на проекти и организация. Може да се използва отединични или множество потребители, които си сътрудничат, използвайки облачни изчисления. Това е идеален инструмент за тези хора и фирми, които искат да контролират своите проекти, ресурси, бюджет, време и т.н.Freedcamp главно ви помага да подобрите работния си процес, да определите целите си и да постигнете целите си в рамките на определеното време и бюджет.

9. Скоро

Scoro е цялостно решение, което интегрира всички функции, които са необходими във всеки софтуер за управление на проекти. Използвайки Scoro, можете да управлявате цялата си компания на едно място, т.е.то обединява различните ви системи и безброй електронни таблици в един инструмент. Това е основно решение за софтуер като услуга за професионални и творчески услуги.

10. Microsoft Project

MS Project е инструмент за управление на портфолио от проекти, предоставен от Microsoft. Той осигурява облак-базирани локални опции. Той също така предоставя интегрирани инструменти за планиране, които помагат при организирането и воденето на раздели на проекти, включително ежедневни задачи и цялостна насока.

Това бяха първите 10 инструмента на пазара. На пазара се предлагат повече инструменти, които се използват в различни домейни. С това ще завърша тази статия за инструментите за управление на проекти. Надявам се, че е помогнало за добавяне на стойност към вашите знания. Преди да започнете с проекта си, можете да се обърнете към моя статия.

Ако сте намерили тази статия на тема „Инструменти за управление на проекти ”Подходящо, вижте от Edureka, доверена компания за онлайн обучение с мрежа от над 250 000 доволни учащи, разпространени по целия свят.

Имате въпрос към нас? Моля, споменете го в раздела за коментари и ние ще се свържем с вас.